Murermester Dag Arne Nilsen AS avdeling Kongsberg har tatt steget fra manuell papirflyt til en effektiv, digital hverdag – skreddersydd for håndverkere i felt.
Mye tid på veien – lite tid til det viktige
Tidligere startet dagen for mange av håndverkerne i Murermester Dag Arne Nilsen AS (DANK) med en tur innom kontoret for å hente dokumentasjon og levere skjemaer. Det betydde unødvendig kjøring, tidstyver og dobbeltarbeid.
– Vi brukte for mye tid på logistikken rundt dokumentasjon, sier Steffen Hope, avdelingsleder i Kongsberg.
DANK utfører alt innen mur, flis og betong, og har 26 ansatte – hvorav 20 er operative håndverkere ute på prosjekter i regionen. Kvalitet og dokumentasjon går hånd i hånd, og hver jobb skal dokumenteres grundig med tegninger, bilder og sjekklister.
Men løsningen som fantes – var analog.
– Vi hadde manuelle rutiner med papir og Dropbox-mapper. Alt fungerte, men det var tidkrevende og sårbart for feil, forteller Hope.
Veien til en bedre løsning startet med et møte
På et møte i BNI Forretningsforum ble Hope introdusert for Dominic Akadimah, daglig leder i digitaliseringsselskapet IMARA. Akadimah presenterte selskapets arbeid med effektive, skybaserte løsninger – og Hope kjente seg straks igjen i utfordringene som ble beskrevet.
– Jeg skjønte at han satt på løsningen jeg hadde lett etter, sier Hope.
Et samarbeid ble innledet. Målet var klart: En brukervennlig digital løsning – som kunne integreres med DANKs eksisterende fagsystemer, og som de ansatte kunne bruke uten store omstillinger.
En løsning i skyen – bygget på Microsoft 365
I stedet for å investere i nye systemer, tok man utgangspunkt i det DANK allerede hadde: Microsoft 365-lisenser.
IMARA utviklet en løsning som utnytter Microsoft Teams som digitalt nav for prosjektene. Hvert prosjekt får en egen kanal, med dedikerte tilganger for de involverte håndverkerne. Her finner de alt de trenger – tegninger, sjekklister, og dokumentasjonsverktøy.
– Nå kan gutta arkivere bilder og fylle ut sjekklister rett i Teams fra mobilen, der de er. Alt lagres automatisk på rett sted, uten ekstra mellomledd, sier Hope.
Hver ansatt er automatisk identifisert som avsender av dokumentasjonen, og alt logges trygt i arkivsystemet. Flere kan også jobbe med samme sjekkliste samtidig – effektivt og sømløst.
RPA og Power Platform gjør det mulig
Løsningen er bygget med Microsoft Power Platform, RPA (Robotic Process Automation) og NodeJS, og er tett integrert med eksisterende fagsystemer.
– Vi trengte ikke endre måten administrasjonen jobber på – de bruker fortsatt fagsystemene sine som før, men får nå dokumentasjon og data direkte inn fra felt, forklarer Hope.
Når et prosjekt avsluttes i fagsystemet, lukkes det automatisk i Teams. Dette gjør det enklere å holde oversikt og gir bedre datasikkerhet – både for DANK og kundene.
Gevinster i hverdagen – der arbeidet skjer
Løsningen ble rullet ut sommeren 2020. Overgangen var enkel.
– Fordi løsningen snakker med systemene vi allerede hadde, var det lett å ta i bruk, sier Hope.
Nå kan håndverkerne samarbeide via video og chat i Teams, og har full tilgang til alt de trenger – rett fra mobilen. Det betyr mindre tid på veien, og mer tid på oppdrag.
– Den største fordelen er at vi får tak i det vi trenger akkurat der vi er. Vi slipper å dra innom kontoret for å hente dokumentasjon eller levere sjekklister, sier Hope.
Enklere. Tryggere. Raskere.
Det nye systemet har gjort hverdagen enklere for alle – både håndverkerne og administrasjonen. Informasjonen er strukturert, sikret og lett tilgjengelig.– Det er tryggere for oss – og tryggere for kunden, avslutter Hope.
