I alle virksomheter er det behov for en oversikt over aktiviteter, hendelser, HR og økonomi. Det som gjør en bedrift til en bedrift og gir ledelsen muligheten til å kjenne på hva som foregår i selskapet. En virksomhetsrapport skal gi denne innsikten. Det som ofte er tilfellet er at datagrunnlaget ligger på forskjellige systemer og innsamling av dataen for en komplett rapport er tidkrevende, utfordrende og lite givende. Dataen kan hentes ut av hvert system manuelt, men dette krevende og ikke så fleksibelt som en moderne organisasjon kan ha behov for. Aurskog-Høland kommune som selv gjør en månedlig virksomhetsrapportering tenkte at det måtte finnes en enklere måte å løse dette på.
Fra manuell til automatisk oppdatering
Automatisering har blitt en viktig del av moderne forretningsdrift. Med den økende mengden data som samles inn daglig, har det blitt nødvendig å finne effektive måter å håndtere og analysere informasjonen på. I Aurskog-Høland kommune var rapporteringen som dannet grunnlag for virksomhetsstyringen en utfordring av flere grunner. For det første var det mange involverte for å få samlet inn data til en person som genererte rapportene, dette gjorde at inputen også kunne være mangelfull. For det andre var det kun et nivå av data og gav liten mulighet til å drille ned i dataen for å se nærmere på enkelte områder. Totalt sett førte dette til at en kvalitetssikring av dataen var vanskelig.
Med flere fagsystemer i bruk for de ulike områdene, fantes det ikke et felles verktøy som aggregerte alle dataene til en rapport, dette var en manuell prosess hvor en person sammenstilte data en gang per måned. Tiden som burde vært brukt på å hjelpe virksomhetene til å bedre drift, løse problemer og være en sparringspartner ble brukt til å rapportere og sammenstille data. Dette er ikke unikt for Aurskog-Høland kommune, men løsningen er laget med verktøy som er tilgjengelige og enkle å ta i bruk for de fleste.
I Aurskog-Høland kommune har de nå automatisert deler av sin virksomhetsstyringsrapport og sikter på å automatisere hele rapporten over tid. Ved å bruke automatisering for både innhenting av data, behandling og lagring av data over tid og presentasjon av rapport kan kvaliteten økes, menneskelige feil minimeres og ikke minst spare tid. I grove trekk ble data hentet på to ulike metoder, ved hjelp av RPA der det ikke var mulighet for å bruke API og via PowerAutomate der det var mulig. Dataen blir lagt inn i Datavarse og behandlet her før den aggregeres til PowerBI. Ved å koble dataen i Dataverse og samtidig ta vare på data over tid er det mulig å drille ned på data, samt se på utviklingen over tid.
Virksomhetsrapportering med AI?
I fremtiden vil bruk av AI og andre verktøy fortsette å utvikle rapportering og andre oppgaver, ved å gjøre det mulig å samle, analysere og presentere store mengder data på en mer effektiv og nøyaktig måte. AI-verktøy vil kunne bruke avanserte algoritmer og maskinlæring for å identifisere mønstre og trender i dataene som menneskelige øyne kanskje ikke engang ville ha oppdaget. Dette vil igjen gi bedriftene en dypere forståelse av deres aktiviteter, bidra til å øke ytelsen og ta mer datadrevne beslutninger. Rapporteringen vil også kunne være mer automatisert og sanntidsorientert, slik at ledere kan følge med på aktiviteter og trender mens de skjer i stedet for å vente på månedlige rapporter. Dette gi et grunnlag for å identifisere områder som trenger forbedring tidligere enn det som har vært praktisk mulig tidligere.
Ved å kunne løfte blikket fra å følge med på forretningsdriften i det daglige, vil ledere kunne gå kjappere inn for å støtte der det er behov og være med på å skape synergier og en bedre utnyttelse for hele virksomheten.
