Settl ønsket å utfordre en konservativ inkassobransje med smartere bruk av teknologi.
Da manuell og filbasert datavask viste seg både dyrt og lite treffsikkert, tok de i bruk en RPA løsning fra Imara. Resultatet er bedre datakvalitet, færre returer og årlige besparelser på over 600 000 kroner, samtidig som de tok roboten ut av de ansatte.
Kunde: Settl AS
Bransje: Inkasso
Teknologier: RPA og RaaS
En ny aktør i en konservativ bransje
Settl er et ungt inkassobyrå med en tydelig ambisjon: å skape nye forventninger i en bransje som i stor grad har holdt fast ved gamle arbeidsmåter. Gode første kunder og rene datasett fra start gav de en fordel, men snart ble hverdagen mer krevende. Nye kunder kom inn med dårligere datakvalitet, og saksflyten ble ujevn på grunn av kundenes egne fakturaprosesser.
Det som først fungerte med manuelle grep, ble raskt både ressurskrevende og lite skalerbart.
Når gamle løsninger ikke holder
Settl forsøkte først ulike type løsninger for datavask, fra manuell datavask til filbasert eksport/ import løsning. Det hjalp på kort sikt, men ble snart for tidkrevende, dyrt og tungvint. En løsning som viste seg å gi dårlig datamatching og mye returpost.
“Det mest skremmende var når vi fikk null treff fra vask, selv på saker vi nettopp hadde matchet manuelt mot Folkeregisteret,” forteller Trond Myklebust i Settl.
Resultatet ble at byrået midlertidig gikk tilbake til en hybrid med delvis manuell håndtering. Det ga færre brev i retur, men var ingen vei å gå på lang sikt.
Jakten på en smartere vei
Settl trengte en løsning som både kunne automatisere og forbedre kvaliteten i datagrunnlaget. Ønsket var en robot som kunne:
• Vaske persondata mot Folkeregisteret og bedriftsdata mot Brønnøysundregistrene.
• Slå sammen debitorer for å unngå duplikater.
• Tilpasse flyter til ulike kunders særønsker.
• Logge alt og stoppe ved tvil for å unngå feilvask.
Kort sagt: et verktøy som automatiserte prosessen og utfører den etter gitte regler hver gang.
Fra idé til integrert robot
Sammen med Imara tok Settl først i bruk en RPA prosess som håndterte forespørsler fra Inkassoregisteret. Den viste seg å være så nyttig at neste steg kom naturlig: en RPA prosess til for automatisert datavask, integrert i samme system.
Roboten sørger nå for fortløpende datavask. Den beriker saksflyter med personnummer og adresser, slår sammen duplikater og håndterer spesialtilfeller trygt. Om den møter tvil, for eksempel navn og fødselsnummer som ikke passer sammen, stopper den opp og varsler. Dermed unngås feil, og kvaliteten i systemet blir kontinuerlig bedre.
Resultatene – tid, penger og kvalitet
Effekten av å gå fra manuell vask til robot er tydelig:
• 37 000 debitorer vasket på ett år.
• 0,5 årsverk spart på manuelle oppgaver som oppslag, adresseendringer og flytjusteringer.
• Ca. 633 000 kr spart årlig i porto, returpost og manuell håndtering.
I tillegg gir den løpende datavasken et viktig løft i inkassoregistreringsprosessen. Settl har alltid oppdaterte person- og bedriftsdata på sine debitorer, noe som gir færre feil, høyere kvalitet og en mer effektiv oppfølging.
Men tallene er bare halve historien.
Kvaliteten på adressene er langt bedre, returer er drastisk redusert, og duplikater fjernes automatisk. For saksbehandlerne betyr det at kjedelige og demotiverende oppgaver forsvinner og at de kan bruke mer tid på oppgaver som faktisk krever menneskelig vurdering. Roboten blir aldri syk, tar aldri ferie og leverer jevnt. Når oppdragsmengden øker for Settl håndterer RPA prosessene dette.
Et trygt verktøy i hverdagen
En viktig del av løsningen er sporbarhet og sikkerhet. Alle endringer logges, og roboten stopper ved usikkerhet. Dermed har Settl full kontroll og kan ha dialog med oppdragsgivere ved tvilstilfeller.
Trond Myklebust oppsummerer:
“Automatisering er nødvendig i inkassobransjen. Denne roboten er både billig, god og gir oss store gevinster i tid, kostnad og kvalitet.”
Fremover
For Settl handler reisen ikke bare om å spare tid og penger, men om å utfordre en hel bransje til å tenke nytt. Med smart bruk av teknologi kan inkasso bli både mer effektivt og mer presist, til fordel for både byråene, kundene og sluttkundene.
