– Ved å fjerne tidkrevende registreringsprosesser, kan vi fokusere mer på de nyansatte og mindre på systemet, forteller interiørspesialistens IT-sjef.
Når Megaflis ønsker en ny medarbeider velkommen, registreres all nødvendig informasjon i en app. Deretter foregår onboardingen mer eller mindre automatisk. Sånn har det ikke alltid vært
For som mange andre bedrifter, har Megaflis hatt flere ulike IT-systemer siden oppstarten. Det resulterte i digitale løsninger som ikke alltid snakket like godt sammen – noe som etter hvert førte til mye unødvendig ekstraarbeid for de ansatte.
– Det gikk greit med manuelle prosesser en stund, men etter hvert som organisasjonen vokste, dukket det stadig opp flere oppgaver. Til slutt satt særlig HR-avdelingen vår igjen med mye tidkrevende inntasting og kopiering av tall og opplysninger, forteller Frank Jonassen, IT-sjef i Megaflis.
Unødvendig høy ressursbruk og risiko for feil
Spesielt i forbindelse med onboardingsprosessen slet Megaflis med siloinformasjon: Ansattopplysninger eksisterte uavhengig av hverandre i lønnssystem, e-postlister og Active Directory. Tre–fire personer måtte dermed taste inn informasjon manuelt hver gang Megaflis ønsket en nyansatt velkommen. Det samme når en opplysning skulle oppdateres eller endres.
– Dette førte både til forsinkelser og ineffektive arbeidsprosesser. Det var alltid en overhengende risiko for feil og mangler som følge av så mange ulike inntastinger, i tillegg til at all registreringen gjorde at vi fikk mindre tid å ivareta den ansatte på en god måte, sier Jonassen.
Megaflis hadde allerede tatt i bruk en Microsoft 365-plattform, og visste at det lå en del muligheter for automatisering i den. Etter å ha fått flere anbefalinger gjennom nettverket sitt, kontaktet Jonassen og Megaflis til slutt IMARA for å utnytte seg av de nye automatiseringsmulighetene.
– Vi presenterte utfordringene våre og etablerte raskt et godt samarbeid med IMARA. For oss var det viktig å ikke bare kjøpe en tjeneste, men også å lære underveis. Vi ønsker å være i en posisjon hvor vi kan vedlikeholde systemene våre selv, og kanskje også bli inspirert til å utvikle noen enkle løsninger på egenhånd, sier Jonassen.
Egenutviklet app har gitt bedre trygghet og trivsel
Etter en periode med testing, landet Megaflis og IMARA på en appløsning som så å si har helautomatisert det som skjer når Megaflis tar imot en nyansatt. Appen er utviklet spesielt for Megaflis av IMARA, basert på Power Apps og Microsoft-systemene Megaflis bruker.
– Når butikksjefen nå registrerer en nyansatt i appen, sendes informasjonen automatisk videre i organisasjonen. HR får dermed alle opplysningene de trenger for å lage en gyldig kontrakt, mens IT-avdelingen får det de trenger for å opprette en ny bruker i systemet, forklarer Jonassen.
Den nyansatte mottar deretter en SMS med en velkomsthilsen, påloggingsinfo og lenker til nyttig informasjonsmateriale i god tid før første arbeidsdag.
– For oss har det vært viktig å få på plass en enkel og effektiv onboardingsprosess, som gir våre nyansatte en trygg og god opplevelse fra dag én. Det har vi fått med den nye løsningen fra IMARA, avslutter Jonassen.
